نیل‌پارس: از فروش مبتنی بر حافظهٔ فردی تا یک سیستم فروش قابل اتکا
وقتی فروش به حافظهٔ یک نفر متکی است، هر مرخصی و هر تغییر پرسنل، یک ریسک برای کل سازمان می‌شود.
این شرکت صنعتی، پیش از این، فرآیند بازاریابی و فروش خود را با حافظهٔ فردی کارشناسان و چند فایل اکسل پراکنده و غیرمتمرکز اداره می‌کرد. بخش عمدهٔ بازاریابی، رصد و مطالعهٔ مناقصه‌های اعلام‌شده در وب‌سایت‌ها، روزنامه‌ها و کانال‌های سازمان‌های مختلف بود؛ اما هیچ سامانهٔ داخلی برای ثبت و پیگیری وضعیت مناقصه‌ها، قراردادها و پتانسیل‌های فروش وجود نداشت. مهر شرکت در دسترس همهٔ کارشناسان بود، پیش‌فاکتورهای متعدد با قیمت‌های متفاوت بدون کنترل مدیرعامل یا مدیر بازاریابی صادر می‌شد، و مقایسه یا تأیید نهایی آن‌ها عملاً ممکن نبود.
یک سیستم واحد برای بازاریابی، فروش و مالی، نه فایل‌های پراکنده
از همان نقطهٔ شروع، تصمیم روشن بود: مخاطبین و حساب‌ها، فعالیت‌ها، لیدها، فرصت‌های فروش و پیش‌فاکتور، همه باید روی یک بستر واحد و یکپارچه با دامنهٔ سازمانی شرکت مستقر شوند؛ نه در فایل‌های اکسل جدا از هم و بیرون از دید مدیریت. این یعنی استقرار سیستم، همراه با بازطراحی کامل رویه‌های داخلی فروش پیش رفت، نه صرفاً نصب یک نرم‌افزار در کنار روش قدیمی کار.
نیاز واقعی سازمان فراتر از «داشتن یک CRM» بود: کنترل و ردیابی صدور پیش‌فاکتور، شفافیت کامل بر وضعیت هر مناقصه و فرصت فروش، امنیت دسترسی به مهر و امضای شرکت، و زیرساختی که بتواند به سیستم مالی مجزای سازمان متصل شود بدون آنکه یکپارچگی داده از بین برود.
از پیش‌فاکتور آزاد تا رویهٔ کنترل‌شدهٔ الکترونیکی
استقرار هستهٔ اصلی Microsoft Dynamics CRM به‌صورت ابری، در حدود شش هفته انجام شد: تحلیل نیازمندی‌ها و شکاف فرآیندی، بازطراحی کدینگ کالا و دسته‌بندی و قیمت‌گذاری مهندسی، پیکربندی مخاطبین و فرصت‌های فروش، آموزش سناریومحور کاربران، و اجرای آزمایشی تا شروع رسمی ثبت داده.
در فاز دوم، به‌مدت تقریبی دو ماه، رویهٔ الکترونیکی مهر و امضای پیش‌فاکتور جایگزین روال دستی و بدون کنترل قبلی شد. اهداف فروش و بودجه تعریف شد، مدیریت پیامک برای ارتباط با لید و مشتری راه‌اندازی شد، و Audit روی فیلدهای حساس سیستم برای کنترل تغییرات داده اجرا گردید. در همین بازه، زیرساخت اتصال CRM به سیستم مالی مجزای شرکت — از نظر کدینگ و تبادل داده تا مرحلهٔ ثبت فاکتور فروش — نیز برقرار شد.
اثری که از همان فاز نخست دیده شد
این پروژه به یک همکاری مستمر تبدیل شد؛ پشتیبانی ماهانه در قالب حضور هفتگی و مشاورهٔ ریموت ادامه دارد. آنچه پیش از این جسته‌گریخته و بیرون از دید مدیریت بود، اکنون یک سیستم واحد و قابل ردیابی برای بازاریابی، فروش و کنترل مالی است.
دستاوردهای کلیدی
این پروژه با همکاری و برای صنایع آبزیان نیل‌پارس انجام شده است.
آیا فروش سازمان شما هم هنوز به حافظهٔ فردی و فایل‌های پراکنده متکی است؟
ارزیابی اولیه رایگان
