کاهش ۷۰٪ نیرو و افزایش ۸۰٪ سرعت در یک مرکز مرجع کتابداری
با جایگزینی ورود دستی اطلاعات با فرمت‌های استاندارد بین‌المللی رکوردهای کتابشناختی، نیاز به نیروی تایپیست در این مرکز حدود ۷۰ درصد کاهش یافت و سرعت ویراستاری و کارشناسی نهایی مواد کتابشناختی حدود ۸۰ درصد افزایش یافت.
چالش
مراکز و کتابخانه‌های بزرگ مرجع برای ثبت مواد کتابشناختی (کتاب، نشریات و مجلات معتبر) به نیروی انسانی تایپیست فراوانی برای ورود دستی اطلاعات نیاز داشتند. خطای ورود اطلاعات و هزینه بازبینی پیش از تایید نهایی بالا بود و تربیت و نگهداری کارشناسان کتابداری برای این حجم از کار، هزینه‌بر و زمان‌بر بود؛ افزودن یک رکورد جدید به بانک اطلاعاتی قابل دسترس برای دانشجویان، اساتید و پژوهشگران مدت زیادی به طول می‌انجامید.
رویکرد
به‌جای افزایش نیروی انسانی، تمرکز پروژه بر استفاده از فرمت‌های استاندارد بین‌المللی رکوردهای کتابشناختی الکترونیکی (نظیر MARC 21) گذاشته شد. ابزاری برای ورود، تبدیل و ویراستاری الکترونیکی این فرمت‌ها توسعه یافت که امکان ثبت خودکار و لحظه‌ای رکوردها را در بانک اطلاعاتی کتابخانه فراهم می‌کرد.
نتیجه
نیاز به نیروی تایپیست برای ورود دستی اطلاعات نزدیک به ۷۰ درصد کاهش یافت و سرعت ویراستاری و کارشناسی نهایی مواد کتابشناختی حدود ۸۰ درصد افزایش یافت. زمان لازم برای افزودن یک رکورد جدید به بانک اطلاعاتی به‌شکل محسوسی کوتاه شد و امکان خروجی الکترونیکی رکوردها با فرمت استاندارد بین‌المللی و فرمت اختصاصی مرکز برای سایر مراکز و متقاضیان فراهم شد.
وضعیت کسب‌وکار خودتان را می‌خواهید ارزیابی کنید؟
اگر فرآیندهای عملیاتی سازمان شما نیز با گلوگاه‌های مشابه روبه‌روست، می‌توانید فرآیند بررسی تخصصی وضعیت کسب‌وکار خود را آغاز کنید.
شروع بررسی تخصصی
